Assistant Département Ingénierie multi sites F/H

Assister au quotidien l’équipe et le management de IBUE

Support Gestion :

·       Gestion des Demandes d’Achat, commandes, réceptions pour les études sous-traitées et d’achat de fonctionnement,

·       Elaboration de tableaux de bords SAP à la demande du management et des équipes

Support Responsables Techniques

·       Elaboration des indicateurs mensuels des départements

·       Suivi des saisies d’heures, assistance à la saisie des heures

·       Interlocutrice département du Contrôle de Gestion

·       Tenue à jour des tableaux de gestion des ressources internes et externes

Support Opérationnel à la production :

·       Correspondant Informatique du Département

·       Assistance à l’élaboration puis à la diffusion de la documentation produite avec COEDM

·       Participation à la recherche de documents dans COEDM

·       Participation active à la constitution des Dossiers d’Etudes Numériques dans COEDM.

Support au Management :

·       Gestion des arrivées et départs du département

·       Participer à la communication et à l’animation des équipes

·       Être le relai d’information, le point d’entrée des équipes

·       Administrateur des SharePoint du département

·       Organisation des réunions, séminaires à la demande

·       Organisation des déplacements et support aux équipes (ordre de missions et note de frais)

·       Gestion des habilitations de chantier du personnel et pilotage de l’interface avec l’unité en charge de la radioprotection (gestion des dosimètres …)

·       Pilotage des déménagements  et de la vie dans les espaces de travail

Cette mission est assurée auprès des équipes localisées à Paris, Lyon et Marseille.

Assister la gestion RH des ressources IBUE-F :

Gestion du processus d’arrivée des nouveaux embauchés (contrat de travail, constitution du dossier d’embauche, lancement de l’enquête administrative, demande de badge, demande d’informatique, etc.)
Création des fiches de changement de situation pour les mobilités internes
Rédaction des Contrats, mises à disposition, avenants, conventions (Edvance, projet ….) et suivi (signature, remise aux salariés et à la paie…)

Vous êtes issu (e) d’une formation de type BTS Assistant Manager ou équivalent.

Vous justifiez d’une première expérience dans le domaine.

Compétences comportementales attendues :

Excellent relationnel, capacité d’organisation, rigueur
Polyvalence et flexibilité
Dynamique et volontaire
Proactivité, prise d’initiative

La maitrise des outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint est indispensable.

La maitrise de l’Anglais est un plus.

La connaissances et/ou intérêt marqué pour les activités RH dont la formation, suivi du recrutement, suivi du personnel est un plus.

Specialization: Z1 - Administrative assistant

Level of education (all) Non-Degree Program

Place: France, Ile-de-France, Hauts-de-Seine (92), La Defense

Employment level: Non-executive

Position under administrative investigation: Oui