Assistant(e) de Service Ingénierie F/H

En tant qu’Assistant (e) pour l’ensemble de l’équipe IBUE Lyon, vos missions seront les suivantes :

Assister au quotidien l’équipe de management IBUE Lyon :

Support Gestion :

• Gestion des Demandes d’Achat, commandes, réceptions pour les études sous-traitées et d’achat de fonctionnement,

• Elaboration de tableaux de bords SAP à la demande du management et des

Support Responsables Technique

• Elaboration des indicateurs mensuels des départements

• Suivi des saisies d’heures, assistance à la saisie des heures

• Interlocutrice locale du Contrôle de Gestion

• Tenue à jour des tableaux de gestion des ressources internes et externes

Support Opérationnel à la production :

• Assistance à l’élaboration puis à la diffusion de la documentation produite avec COEDM

• Participation à la recherche de documents dans COEDM

• Participation active à la constitution des Dossiers d’Etudes Numériques dans COEDM.

Support au Management :

·         Participer à la communication et à l’animation des équipes

·         Être le relai d’information, le point d’entrée des équipes

·         Administrateur des SharePoint de la division

·         Organisation des réunions à la demande

·         Organisation des déplacements et support aux équipes (ordre de missions et note de frais)

·         Gestion des habilitations de chantier du personnel et pilotage de l’interface avec l’unité en charge de la radioprotection (gestion des dosimètres …)

Cette mission pourra à court ou moyen terme couvrir un périmètre plus large sur l’établissement de Lyon.

Assister la gestion RH des ressources IBU :

• Gestion du processus d’arrivée des nouveaux embauchés (contrat de travail, constitution du dossier d’embauche, lancement de l’enquête administrative, demande de badge, demande d’informatique, etc.)
• Création des fiches de changement de situation pour les mobilités internes
• Rédaction des Contrats, mises à disposition, avenants, conventions (Edvance, projet etc) et suivi (signature, remise aux salariés et à la paie…)
• Support suivi des formations et inscription (culture sureté, qualité etc)…
• Rédaction et diffusion des notes de nomination
• Pilotage des changements

Informations complémentaires : 

Poste ETAM

Amplitude journalière : 7h32 minimum

Horaires possibles entre 7h et 20h avec deux plages fixes obligatoires : 9h15/11h30 14h/16h.

La pause repas est de 35 minutes minimum.

La semaine de travail se déroule du lundi au vendredi. Sa durée est de 37h40.

Rémunération envisagée : 30 à 36K€

Vous êtes issu(e)  d’une formation dans le domaine de l’assistanat du type BTS Assistant Manager ou équivalent.

Vous justifiez d’une expérience  réussie sur une fonction similaire dans le secteur industriel (énergie, transport…)

Anglais courant

Compétences comportementales attendues :

Excellent relationnel, capacité d’organisation, rigueur
Polyvalence et flexibilité
Dynamisme, Proactivité et prise d’initiative

La maitrise des outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint est indispensable.

La connaissances et/ou intérêt marqué pour les activités RH dont la formation, suivi du recrutement, suivi du personnel est un plus.

Une expérience dans le domaine de la planification serait un plus.

Specialization: Z1 - Administrative assistant

Min. level of education required Non-Degree Program

Place: France, Auvergne-Rhône-Alpes, Rhône (69), Lyon

Employment level: Non-executive

Position under administrative investigation: Oui