Assistant(e) Services Généraux, Investissements & Travaux Neufs F/H

Reference 2024-15536

Non fixed term

Jeumont, Nord (59)

Z - ADMINISTRATION

Experienced

de 25 à 35 K€

Your missions

Rattaché au responsable des Services Généraux, Investissements & Travaux Neufs, vous intervenez au sein d’une équipe de 11 personnes qui sera amené à évoluer cette année pour y réaliser essentiellement des tâches administratives. Le service a pour mission essentielle d’assurer la maintenabilité des différents sites de FRAMATOME établissement de JEUMONT.

Le service assure également la gestion des énergies, la reprographie, l’archivage, la gestion du restaurant d’entreprise, l’accueil, l’entretien des espaces verts, en général toutes les infrastructures des sites ainsi que la gestion du contrat de Facility Management.

En plus des budgets de Gros Entretiens et de Frais de Fonctionnement, nous avons à charge de piloter et de réaliser tout le programme d’investissements de l’établissement (Hors Défense) aussi bien sur la partie bâtiment qu’au niveau des ateliers et de l’outil de production.

Ci-dessous une liste des principales activées (non-exhaustive) requis par ce poste :

1.    Tâches Assistante

1.1.    Correspondante informatique

1.2.    Approvisionnement fournitures de bureau

1.3.    Suivi des audits internes prestataires

1.4.    Courrier, assurances immobilières, impôts, taxes

1.5.    Préparation dossier IMMO

1.6.    Préparation refacturation annuelle Jeumont Electric

1.7.    Saisit et présente des documents (courriers ou rapports) pour le responsable de service ou le service à l’aide d’outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, …)

1.8.    Recevoir, orienter et transmettre les communications téléphoniques

1.9.    Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion

1.10. Gère la numérotation, le classement et l’archivage du courrier sous format papier et ou numérique.

1.11. Contribuer à l’organisation des réunions (Réservation ou location de salle, prise de notes…)

 

2.    Partie liée à l’utilisation de SAP

2.1.  Encodage demandes d’achat et contrats cadre (services généraux et RH)

2.2.  Réception des travaux ou prestations dans SAP (services généraux et RH)

2.3.  Recherches diverses, mises à jour tableaux de suivi GE/INVEST/CF – KPI associés

2.4.  Relance comptabilité, mise en demeure, facture en souffrance

2.5.  Pointages

2.6.  Création DA ZFO pour renouvèlement contrat cadre (1/an)

2.7.  Création commandes ouvertes

 

3.    Parc Voitures

3.1.  Commande de véhicules

3.2.  Mise à jour du site assurance (entrées, sorties, accidents…)

3.3.  Tableaux de suivi des locations

3.4.  Réceptions trimestrielles SAP

3.5.  Traitement des factures AVIS

3.6.  Déclaration des PV sur ANTAI

3.7.  Statistiques

 

4.    Energies

4.1.  Traitement des factures, sites ENGIE et EDF

4.2.  Traitement des workflows

4.3.  Suivi des consommations des sites, statistiques, graphiques

4.4.  Refacturation mensuelle Jeumont Electric

 

You are

  • BTS assistante de Direction ou autodidacte avec autres formations + expérience en secrétariat.
  • Travail de bureau sédentaire
  • Maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral (orthographe, grammaire)
  • Maîtrise des moyens de logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint …)
  • Connaissance de SAP +
  • Devoir de réserve, Confidentialité, Discrétion, …
  • S’adapter à des tâches diverses
  • Rigueur & organisation
  • Fiabilité des données et informations transmises
  • Flexibilité (notamment par rapport aux nombreux appels qui interrompent souvent le collaborateur dans son travail) – Demandes urgentes à prioriser
  • Maîtrise de la langue Anglaise à l’écrit comme à l’oral souhaitable
  • Adaptabilité aux outils internes (My-IT, My-HR, COEDEM, etc.)
  • Disponibilité
  • Obligation de résultats par rapport aux demandes diverses du personnel – Esprit de service
  • A l’aise en communication, prise de contact, relationnel important avec l’interne comme à l’externe
  • Attitude assertive, rôle de médiateur & conciliateur au besoin
  • Connaître le système qualité et plus particulièrement
    • Les processus applicables à son métier
    • Les standards (modes de fonctionnement) de son entité et les procédures applicables à son activité
    • Respecter les règles applicables au métier et formaliser les écarts

Additional information


Specialization: Z2 - Administration

Level of education (all) Non-Degree Program

Place: France, Hauts-de-France, Nord (59), Jeumont

Travel: Occasionally

Employment level: Non cadre