Assistant d’équipe en CDD F/H

Au sein de l’ingénierie du combustible à Lyon, l’assistant(e) assura toutes les missions d’assistance et de secrétariat pour les équipes en charge des activités de conception pour le département “Physique des cœurs”, ainsi que les équipes en interface avec la fabrication, dans le département mécanique. Vous serez rattaché(e) au responsable de département FDP-E.

Vous assurerez les missions principales suivantes :

• Assurer les missions classiques de secrétariat (courrier, diffusion, frappe et mise en forme documents techniques, intégration de modifications de spécifications une fois l’accord client obtenu, lancement des “workflows”),
• Assurer la gestion des courriers d’envoi et de réponse d’EDF dans Documentum et mettre à jour les tableaux d’avancement présentés en réunion trimestrielle, recherche de courriers d’envoi et d’accord EDF sur des documents du DT et archivage de ces documents une fois retrouvés,
• Réaliser les demandes d’achat, les appels sur contrat, les réceptions, les demandes expéditions (shipping),
• En support aux projets, gérer les documents dans Documentum (création des documents, diffusion des documents), être un support aux utilisateurs,
• Assurer la gestion et le suivi des transmissions des OTD vers EDF (tableaux),
• Constituer les dossiers d’études des documents de transport et de retraitement (DTR) sous documentum,
• Création et mise à jour autant que de besoin des ordres de missions, saisie les notes de frais dans Concur,
• Mise à jour du tableau de suivi des indicateurs pour les documents d’ingénierie de son périmètre,
• Organisation logistique de la formation Connaissance du Combustible, mise en forme et impression des présentations. Aide à l’organisation d’autres formations à la charge du département et le cas échéant du service,
• Gestion des fournitures de bureau : commande, suivi des besoins,
• Missions de secrétariat : réservation de salles, logistique, intendance, gestion administrative des personnes (congés, …), gestion des déplacements (nationaux et internationaux).

Vous êtes titulaire d’un diplôme Bac +2/3 BTS ou DUT Assistant de Gestion, Licence Droit, Economie, Gestion ou Licence Professionnelle.

Compétences attendues : rigueur, autonomie, fort esprit de service, travail en équipe, force de proposition, qualités de communication orale et écrite.

Maîtrise avancée des outils du Pack Office : Word, Excel, OneNote, Powerpoint.

Bonne maîtrise de SAP (création, modification et validation des DA) et de Concur (gestion des Ordres de Mission et Notes de Frais).

Vous avez à minima un niveau d’anglais débutant.

Specialization: Z1 - Administrative assistant

Level of education (all) Non-Degree Program

Place: France, Auvergne-Rhône-Alpes, Rhône (69), Lyon

Travel: No

Employment level: Non cadre

Position under administrative investigation: Oui

Item subject to export control authorization: Oui